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安否確認システムとは、地震や津波、風水害(台風、洪水)などの自然災害やテロが発生した不測の事態に、従業員やその家族の安否状況を把握するためのシステムです。
災害発生時には、アクセスの集中による回線混雑・停電による電波停止などの理由から、電話やメールがつながりづらいと言われています。実際に2011年の東日本大震災でも、2016年の熊本地震でも、通信環境の不具合が確認されています。
そのような不安定な通信環境にいても、自らの現状を報告し、自分以外の社員の被害状況を確認できるよう整備されているのが、「安否確認システム」です。
安否確認システムでできることは、会社への安否報告だけとは限りません。社員同士の、また家族間の、「緊急連絡手段」としての役割も果たします。
災害時は、通信環境の不具合がどれだけ長く続くか分かりません。精神的にも不安になり、スマホの充電も無駄に消費してしまうような時、安否確認システムに付随するコミュニケーション機能（チャット機能）が役立つでしょう。
なぜなら安否確認システムは、そもそも災害時を想定されてシステムが組まれているため、ほかのツールよりも安定してインターネットに接続できる可能性が高いのです。
安否確認システムの「集計機能」と「チャット機能」を利用すれば、各社員の安否状況の集計や状況に合わせた対策指示を一元化して行えます。
不測の事態が起こった時でもパニックに陥らず、最小限に抑えた作業で、事業を日常に戻すことができるでしょう。
また、社員や家族と連携できていれば危険を犯して長距離を移動することも避けられるので、2次災害が起こるリスクも軽減できます。
通知方法：主にメールが届く。専用スマートフォンアプリやショートメール（電話番号）を利用できる場合あり。
※音声通話は時につながりにくくなることから、テキストベースで回答用のURLを通知することが一般的です。
回答方法：受け取った通知に記載されたURLへアクセスして、設問に回答。
集計方法：回答状況を自動集計。リアルタイムで更新されていくシステムや集計結果を部署別や地域別で表示できるシステムもあり。
災害発生を知らせる気象庁の警報に連動して、自動的に安否確認メールが送信されます。主に地震を想定したシステムがメインですが、一部のサービスなら、導入する企業の属性に合わせて特別警報や津波に対応することも可能です。
災害時は電話やメールでの連絡が取りづらくなることから、情報共有のための全体掲示板や、対策の議論に必要な個別メッセージ（チャット）機能を備えているシステムもあります。
繰り返しになりますが、災害を想定してシステムが開発されている分、通常の通信環境よりも繋がりやすいのです。そのため、安否確認システムを選ぶ際は、チャット機能がついた安否確認システムを選ぶことがおすすめです。
安否確認システムにかかる費用は、初期の導入コストとして10万円〜20万円、プラスで毎月のランニングコストとして月額料金を支払うことが一般的です。ただし、中には初期費用がかからない安否確認システム提供会社もあります。
料金プランには主に２種類あり、人数制限で固定料金の定額型（パッケージ）プランと、1人追加毎に料金がプラスされる従量制プランがあります。
安否確認システム提供会社にもよりますが、下記のサービスはオプションとなることが多いようです。
災害の際に、離れた場所に居る家族へ連絡を取れる手段があることは重要です。社員が安心して働けることにもつながります。
特定の社員に対して個別にメッセージを送る際に使用できるメッセージ機能です。早急な対策本部の立ち上げ、特定のメンバー召集などに有効です。
複数社員に対して指示出しを行う時に使いやすい掲示板機能です。一口に掲示板といっても詳細は様々です。（例）部門ごとに掲示板を作成できるか、管理者だけがファイルを添付できるか、管理者以外もファイルを添付できるか、など。
企業によって、プランに含まれていることもあれば、オプション（追加料金対応）となることもあります。
安否確認システムの導入コスト・利用コストを抑えるためには、「安否確認システムに求めることをハッキリさせる」ことが必要です。
安否確認システムを導入する際、優先する事項は値段でしょうか、それとも使いやすさや機能性でしょうか？
安否確認システムを利用する際には、「安否確認システムに何を求めるか」を考えましょう。そのためには自社の課題を洗い出し、労働環境や社員の要望、導入後のリスクを考慮することが大切になります。以下は「安否確認システムへ求めるもの」と「安否確認システムの機能」の組み合わせの一例です。
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安否確認システムへ求めるもの |
おすすめの安否確認システムサービスや機能 |
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| 1 | 安否確認の効率改善 | ・気象庁の発表と連動した自動通知 ・リアルタイム自動集計 |
| 2 | 費用の安さ | ・初期費用が無料のサービス ・月額ランニングコストが安いサービス |
| 3 | 社員が安心して働ける環境の整備 | ・家族の安否を確認できる |
| 4 | BCP策定 | ・対策指示用のチャット機能 |
| 5 | 災害時にも安定して稼働すること | ・定期的な防災訓練支援のあるサービス ・海外や複数拠点にサーバーのあるサービス |
安否確認システムサービスには多くのオプションがあります。機能を増やせば増やすだけ予算は膨れ上がっていきます。したがって、費用を抑えたい場合は、本当に必要なオプションを選んでいくということが重要です。
トヨクモの安否確認システム“安否確認サービス2“の特徴をご紹介します。
安否確認システムの相場として、初期費用に10万円～20万円かかるのが平均ですが、トヨクモの「安否確認サービス2」なら初期費用が0円でスタート可能です。
さらに、月額費用に関しても6,800円～14,800円と業界の中でも安価であるのが特徴です。
トヨクモでは、企業の目的や規模に見合った料金プランを選ぶことが出来ます。
できるだけシステムの導入費用を抑えたい、災害と連携した自動通知は必要なく手動送信のみできればいいという担当者様におすすめのプランです。
月額費用：6800円～（税抜き）
気象庁の災害発表に連動して自動通知したい、対策指示のために掲示板へ写真やファイルを添付したいという方におすすめのプランです。
安否確認にかけている時間を短縮・効率化したいという要望も叶います。
月額費用：8800円～（税抜き）
福利厚生の一環として、緊急時に社員の家族の安否情報を収集したい、社員の家族との連絡手段の一つとして取り入れたいという方におすすめです。
費用：10800円～（税抜き）
会社の規模が大きく、グループ会社間でも利用したい、他のシステムのユーザー情報を同期したい、メールや設問以外に設定画面も英語化したいという方におすすめです。
費用：14800円～（税抜き）
各プラン30日間の無料トライアルが可能です。
実際に災害が起こった時に、迅速に安否確認ができるのか、サーバーダウンしないのかということは重要です。
トヨクモの「安否確認サービス2」過去２年半の通信遅延は確認されていないと公式発表しているので安心できます。
また、業界で唯一「一斉訓練」（大災害が発生したと想定して、全国の利用ユーザーへ向けた一斉通知）を行っています。一般的な企業ごと・事業所ごとの防災訓練では、母集団が少ないため、本当に災害時を再現できているとは言えません。
トヨクモの「一斉訓練」は、”全国”の利用ユーザーに通知を行います。実際の被災エリアはその中の一部かもしれないことを踏まえると、実際の災害時より多いかもしれない母集団へ向けて通知を行い、実際に通信遅延が起きないかどうかを定期的にテストすることができる、という点がポイントです。
安否確認システムが気になった方は、是非公式サイトをチェックしてみてくださいね。
いかがでしたでしょうか。今回は、不測の事態に社員とその家族の安全を把握するのに役立つ安否確認システムについてご紹介しました。
社員の安全・安心につながるだけでなく、各地の事業所の様子をいち早く把握でき、対策指示を行え、災害後に事業を早期に復旧させられるというメリットもあります。
災害時にどれほどスムーズに動けるかは、事前の準備にかかっていますので、ぜひこの機会に、安否確認システムの導入・乗り換えをご検討されてはいかがでしょう。
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